Rechnungen richtig schreiben als Handwerker in Österreich
Eine korrekte Rechnung ist nicht nur professionell, sondern gesetzlich vorgeschrieben. In Österreich regeln das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Bundesabgabenordnung (BAO) genau, welche Angaben auf einer Handwerker-Rechnung stehen müssen. Fehlerhafte Rechnungen können zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen und gefährden den Vorsteuerabzug Ihrer Geschäftskunden. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie rechtssichere Rechnungen erstellen, was bei der Kleinunternehmerregelung zu beachten ist und welche Fristen gelten.
Pflichtangaben auf jeder Rechnung
Das österreichische Umsatzsteuergesetz (Paragraph 11 UStG) schreibt folgende Pflichtangaben für Rechnungen über 400 EUR brutto vor: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also Ihre Daten), Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihr Kunde), Menge und handelsmäßige Bezeichnung der Leistung (z. B. "8 Stunden Elektroinstallation, Küche komplett"), Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung, Entgelt aufgeteilt nach Steuersätzen, der anzuwendende Steuersatz (in der Regel 20 %), der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer, sowie Ihre UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Für Handwerker kommt außerdem die GISA-Nummer hinzu - Ihre Gewerbe-Identifikationsnummer aus dem Gewerbeinformationssystem Austria. Diese ist zwar keine gesetzliche Pflichtangabe auf Rechnungen, wird aber von der WKO empfohlen und zeigt Ihren Kunden, dass Sie ein ordnungsgemäß angemeldetes Gewerbe betreiben. Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR brutto gelten vereinfachte Regeln: Hier genügen Name und Anschrift des Leistungserbringers, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz. Name des Kunden und UID-Nummer können entfallen.
Checkliste
Rechnungen als Kleinunternehmer
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen (Jahresumsatz bis 55.000 EUR seit 2025), weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Das bedeutet: Kein Steuersatz und kein Steuerbetrag auf der Rechnung. Stattdessen müssen Sie einen klaren Hinweis anbringen, dass Sie von der Umsatzsteuer befreit sind. Der übliche Vermerk lautet: "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß Paragraph 6 Abs. 1 Z 27 UStG." Dieser Hinweis ist Pflicht - ohne ihn könnte das Finanzamt annehmen, dass Sie die Umsatzsteuer schuldig bleiben. Alle anderen Pflichtangaben gelten auch für Kleinunternehmer: fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Adressen und so weiter. Ein häufiger Fehler: Manche Kleinunternehmer vergessen bei der Umstellung zur Regelbesteuerung, den Vermerk zu entfernen und die USt auszuweisen. Prüfen Sie also bei einem Wechsel alle Rechnungsvorlagen. Auch als Kleinunternehmer sollten Sie eine UID-Nummer beantragen, wenn Sie Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Ländern erbringen. Die UID-Nummer erhalten Sie kostenfrei über FinanzOnline oder beim zuständigen Finanzamt. Übrigens: FixBuddy stellt für jeden Auftrag eine transparente Abrechnung bereit, die sowohl für Kleinunternehmer als auch für regelbesteuerte Betriebe alle relevanten Informationen enthält.
So gehts - Schritt für Schritt
Legen Sie eine professionelle Vorlage an, die alle Pflichtangaben enthält. Nutzen Sie Word, Excel oder eine Rechnungssoftware.
Definieren Sie ein System für fortlaufende Rechnungsnummern, z. B. Jahreszahl-laufende Nummer (2026-001). Lücken in der Nummerierung sollten vermieden werden.
Falls Sie Kleinunternehmer sind, fügen Sie den gesetzlich vorgeschriebenen Vermerk in Ihre Vorlage ein.
Legen Sie Vorlagen für Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung an. Definieren Sie klare Fristen und Abläufe.
Organisieren Sie ein digitales oder physisches Ablagesystem, das die 7-jährige Aufbewahrungspflicht erfüllt.
Testen Sie Tools wie sevDesk, ProSaldo oder FreshBooks, die speziell für österreichische Kleinunternehmer geeignet sind.
Zahlungsfristen, Mahnwesen und Aufbewahrungspflicht
In Österreich beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage ab Rechnungserhalt, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Als Handwerker können Sie kürzere Fristen setzen - üblich sind 14 Tage netto. Manche Betriebe gewähren auch Skonto: zum Beispiel 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen. Eine elegante Lösung bieten Plattformen wie FixBuddy: Dort läuft die Bezahlung über ein Escrow-System - der Kunde zahlt vorab, und Sie erhalten das Geld nach Auftragsabschluss. So entfallen Mahnungen und das Risiko unbezahlter Rechnungen komplett. Wird eine klassische Rechnung nicht bezahlt, sollten Sie zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung senden (5-7 Tage nach Fälligkeit). Danach folgt die erste Mahnung mit einer Nachfrist von 14 Tagen. Ab der zweiten Mahnung können Sie Verzugszinsen berechnen - gegenüber Verbrauchern 4 Prozent, gegenüber Unternehmern 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt in Österreich 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, solange die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet ist. Bei Grundstücken und Gebäuden verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 22 Jahre. Bewahren Sie Rechnungen immer systematisch auf - sei es digital mit einer Buchhaltungssoftware oder physisch in Ordnern nach Jahrgang sortiert.
Praxis-Tipps vom Profi
- 1 Stellen Sie Rechnungen immer sofort nach Abschluss der Arbeit - je länger Sie warten, desto unwahrscheinlicher eine schnelle Zahlung.
- 2 Legen Sie bei größeren Aufträgen Teilrechnungen (z. B. 50 % bei Auftragserteilung, 50 % nach Fertigstellung), um Ihren Cashflow zu sichern.
- 3 Fügen Sie Ihre Bankverbindung (IBAN und BIC) gut sichtbar auf der Rechnung ein - das beschleunigt die Überweisung erheblich.
- 4 Nutzen Sie digitale Rechnungstools, die automatisch fortlaufende Nummern vergeben und an offene Rechnungen erinnern.
- 5 Senden Sie Rechnungen als PDF per E-Mail - das spart Porto und ist rechtlich gleichwertig zur Papierrechnung.
Häufige Fragen
Eine Rechnung über 400 EUR muss enthalten: Name und Anschrift beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Entgelt aufgeteilt nach Steuersätzen, Steuersatz und -betrag, Ausstellungsdatum und Ihre UID-Nummer. Als Kleinunternehmer entfällt die USt-Angabe, dafür ist ein Befreiungsvermerk Pflicht.
Die GISA-Nummer (Gewerbeinformationssystem Austria) ist keine gesetzliche Pflichtangabe auf Rechnungen. Die WKO empfiehlt jedoch, sie anzuführen, da sie Ihre Gewerbeberechtigung nachweist und Vertrauen beim Kunden schafft. Sie finden Ihre GISA-Nummer im GISA-Online-Auszug oder auf Ihrem Gewerbeschein.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht in Österreich beträgt 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Bei Rechnungen für Grundstücke und Gebäude gelten sogar 22 Jahre. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, solange Lesbarkeit und Unveränderbarkeit sichergestellt sind.
Bei einer Betriebsprüfung können fehlerhafte Rechnungen dazu führen, dass Ihrem Geschäftskunden der Vorsteuerabzug versagt wird. Sie selbst riskieren Nachzahlungen und Strafen. Fehlerhafte Rechnungen sollten Sie durch eine Stornorechnung korrigieren und eine neue Rechnung ausstellen. Ändern Sie niemals eine bereits versendete Rechnung nachträglich.
Grundsätzlich ja, es gibt keine Formvorschrift für Rechnungen. Sie müssen lediglich alle Pflichtangaben enthalten und lesbar sein. In der Praxis sind digitale Rechnungen jedoch wesentlich professioneller, leichter zu archivieren und schneller zugestellt. Für das Finanzamt zählt der Inhalt, nicht die Form.
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